לסדר את תיבת הדואר עם קופיילוט:
סיכום מיילים ופרומפטים לאאוטלוק
בקצרה: כדי לסכם שרשור באאוטלוק, תלחצו על Summary by Copilot (או Summarize) בראש השרשור. כדי לסכם הרבה מיילים ביחד, תפתחו את הצ'אט של קופיילוט באאוטלוק ותבקשו סיכום לפי שולח, נושא או תקופה.
ובשביל הסדר עצמו יש Prioritize my inbox, שמדרג מיילים חדשים לפי חשיבות, ויש פעולות כמו דגל, הצמדה וארכוב ישר מהצ'אט. חלק מזה עובד גם בלי רישיון בתשלום (Microsoft 365 Copilot, שנקרא עכשיו Microsoft Copilot), ואני מסמן איפה.
סיכום של שרשור מיילים אחד
01הכפתור
Summary by Copilot (לפעמים כתוב Summarize) בראש השרשור. הסיכום מופיע מעל המייל, ולפעמים עם מספרים קטנים (ציטוטים) שלוקחים אתכם למייל הספציפי בשרשור. זה הכלי הכי טוב שלכם לבדוק שהסיכום לא המציא.
02בלי רישיון בתשלום
מי שיש לו את Copilot Chat החינמי (ושהארגון הצמיד לו אותו) מקבל כפתור Summarize בחלונית הקריאה. הוא פותח את Copilot Chat ומסכם את השרשור.
03קבצים מצורפים
באאוטלוק החדש ובדפדפן, כשיש במייל קובץ PDF, PowerPoint או Word, יש גם Summarize a file. ולמסמכים ארוכים באמת, כתבתי מדריך על סיכום מסמך ארוך או PDF עם קופיילוט.
04במובייל, ובאיזו שפה
באאוטלוק לאייפון ולאנדרואיד: אייקון Copilot בסרגל הכלים של השיחה. במק ובמובייל הסיכום יוצא בשפה של המייל. זיהוי השפה האוטומטי בסיכום עוד לא הגיע לווינדוס ולדפדפן (מיקרוסופט כותבת שהוא בדרך).
סיכום מיילים: הרבה מיילים ביחד (פרומפטים)
את זה תעשו בצ'אט של קופיילוט באאוטלוק. גם בלי רישיון בתשלום, הצ'אט רואה את תיבת הדואר, את היומן ואת הפגישות שלכם. עם רישיון, הוא רואה גם צ'אטים בטימס ומסמכים מהארגון.
מיקרוסופט מלמדת לכתוב פרומפט עם מטרה ומקור (ורק המטרה חובה). בסיכום מיילים, המקור, כלומר שולח, נושא או תקופה, הוא מה שמצמצם את הערימה.
01לפי נושא
תסכם לי את המיילים מהשבוע האחרון שקשורים למעבר למשרדים החדשים
02לפי שולח
תכתוב סיכום של כל המיילים מדנה בשבועיים האחרונים
תסכם את ההודעות מהמנהל שלי ב-48 השעות האחרונות
03מה על הרדאר
מה צריך להיות על הרדאר שלי מהמיילים של השבוע שעבר?
04מה קודם
הפרומפט הזה מושך הקשר מצ'אטים וממסמכים, אז הוא דורש רישיון בתשלום:
אילו מיילים שלא קראתי הכי חשובים? תסכם אותם, תוסיף הקשר רלוונטי מהצ'אטים ומהמסמכים שלי, ותגיד לי באיזה סדר לענות
05מיילים וטימס ביחד
תעבור על המיילים ועל הצ'אטים בטימס מהימים האחרונים, ותסכם בנקודות עדכונים חשובים, פעמים שתייגו אותי, ומשימות שהוטלו עליי
Prioritize my inbox: קופיילוט מדרג את המיילים
Prioritize my inbox עובר על מיילים כשהם נכנסים, נותן לכל אחד עדיפות (גבוהה, רגילה או נמוכה) ומסביר למה המייל חשוב לכם.
01להפעיל
בווינדוס, תלחצו על החץ שליד כפתור Copilot ותבחרו Prioritize. לא רואים את האפשרות? מיקרוסופט אומרת לנסות שוב בעוד כמה ימים, כי זה מתגלגל בהדרגה.
02לתת לו הוראה
הוא לא מתחיל בלי לפחות הוראה אחת לעדיפות גבוהה. ביטויים עובדים טוב יותר ממילים בודדות. אחר כך תוכלו ללמד אותו עוד ב-Settings, ואז Copilot, ואז Prioritize.
זה מהמנהל שלי
זה על תלונה של לקוח
03מה הוא לא עושה
הוא מדרג רק מיילים שמגיעים אחרי שהפעלתם אותו, לא את הערימה הקיימת. והוא מדלג על מיילים בתיקיות שהן לא תיבת הדואר הנכנס, על מענה אוטומטי של חופשה, על הזמנות לפגישות, על מיילים ששלחתם לעצמכם ועל מיילים מוצפנים.
04ומה עם עברית
מיקרוסופט כותבת שהפיצ'ר תומך כרגע רק בשפות Tier 1, ולא מפרטת אילו. אני לא יודע אם עברית בפנים, אז תנסו אותו על המיילים שלכם ותראו.
פעולות, חוקים ומענה אוטומטי מהצ'אט
הצ'אט של קופיילוט באאוטלוק יודע גם לבצע פעולות: להצמיד, לסמן בדגל, לארכב ולמחוק, וליצור או לנהל חוקים (rules) של אאוטלוק במילים רגילות. שני הראשונים כאן לקוחים מהדוגמאות של מיקרוסופט לגרסה החינמית:
תסמן בדגל את כל המיילים שלא נקראו מהמנהל שלי
תגדיר מענה אוטומטי ליום שישי הבא
תיצור חוק שמעביר לתיקייה נפרדת כל מייל שיש בנושא שלו את המילה חשבונית
ובתצוגה מקדימה (Frontier) יש מצב בשם Allow actions, שבו קופיילוט מנהל את תיבת הדואר בצורה פעילה יותר. הוא לא זמין באיחוד האירופי, ומיקרוסופט עצמה כותבת שבפעולות על הרבה מיילים ביחד התוצאות לא תמיד מלאות. זה הפרומפט שמיקרוסופט מציעה שם לחזרה מחופשה:
חזרתי מחופשה. תעזור לי להתעדכן: תסכם מה פספסתי, תדגיש מה הכי דחוף ותנסח מייל עדכון קצר. אחר כך תציע מיילים שאפשר לארכב בבטחה, ומשימה אחת או שתיים להתחיל מהן
ולכתוב את התשובות עצמן, יש את קופיילוט באאוטלוק: ניסוח מיילים ואת ניסוח מייל עם AI.
מה לבדוק, ומתי זה לא יעבוד
01מיילים חתומים או מוצפנים
קופיילוט לא עובד על מיילים חתומים או מוצפנים, על מיילים עם IRM, ועל חלק מהמיילים עם תווית רגישות.
02ג'ימייל ו-IMAP
קופיילוט עובד רק על תיבות שמאוחסנות ב-Exchange Online. חשבון IMAP או POP שחיברתם לאאוטלוק לא ייכנס.
03תיבות משותפות
באאוטלוק החדש, בדפדפן, במק ובמובייל, יש תמיכה בתיבה משותפת ובתיבה בהאצלה (delegate) למשתמשים עם רישיון, מאמצע 2026. באאוטלוק הקלאסי עוד לא. ובתיבות קבוצה (group mailboxes) אין תמיכה בכלל.
04הסיכום עצמו
מיקרוסופט עצמה ממליצה לבדוק, לערוך ולאמת כל מה שקופיילוט יוצר. תלחצו על הציטוטים ותקראו את המייל המקורי לפני שאתם פועלים לפי הסיכום, בטח כשיש בו מספרים, תאריכים או התחייבויות.
לא רואים את קופיילוט באאוטלוק בכלל? יש לי מדריך ללמה קופיילוט לא עובד או לא מופיע. ואם גם היומן צריך סדר, יש את יומן אאוטלוק עם קופיילוט.
שאלות נפוצות על קופיילוט באאוטלוק
איך מסכמים מיילים עם קופיילוט?
לשרשור אחד: Summary by Copilot (או Summarize) בראש השרשור. לכמה מיילים ביחד: תפתחו את הצ'אט של קופיילוט באאוטלוק ותבקשו סיכום לפי שולח, נושא או תקופה, למשל כל המיילים מדנה בשבועיים האחרונים.
אפשר להשתמש בקופיילוט באאוטלוק בחינם?
כן, בחלק. כל מי שיש לו מנוי Microsoft 365 עסקי זכאי יכול להשתמש ב-Copilot Chat באאוטלוק, לשאול על תיבת הדואר, על היומן ועל הפגישות, ולבצע פעולות (אלא אם האדמין חסם אותו). עם רישיון בתשלום, הצ'אט רואה גם צ'אטים בטימס ומידע מהארגון.
קופיילוט באאוטלוק עובד בעברית?
עברית נמצאת ברשימת השפות שמיקרוסופט תומכת בהן לפרומפטים. בסיכום שרשור, במק ובמובייל, הסיכום יוצא בשפת המייל. Prioritize my inbox תומך כרגע רק בשפות Tier 1, ומיקרוסופט לא מפרטת אם עברית ביניהן.
למה קופיילוט לא מסכם מייל מסוים?
קופיילוט לא עובד על מיילים חתומים או מוצפנים, על מיילים עם IRM, ועל חלק מהמיילים עם תווית רגישות. הוא גם לא עובד על תיבות שלא מאוחסנות ב-Exchange Online, כמו חשבונות IMAP או POP.
איך קופיילוט מחליט אילו מיילים חשובים?
ב-Prioritize my inbox הוא נותן לכל מייל חדש עדיפות גבוהה, רגילה או נמוכה, עם הסבר, לפי הוראות שאתם כותבים לו, למשל: זה מהמנהל שלי. הוא לא מדרג מיילים שהגיעו לפני שהפעלתם אותו.
איך נראית סדנת קופיילוט
דקה אחת, בשביל להבין על מה אני מדבר כשאני אומר סדנת קופיילוט:
רוצים שהצוות שלכם יפסיק לטבוע במיילים?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים, עד 20 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון.