ניסוח מייל עם AI:
פרומפטים בעברית לקופיילוט (רשמי, ללקוח ובאנגלית)
בקצרה: כדי לנסח מייל עם AI, תכתבו לקופיילוט ארבעה דברים: מה המטרה של המייל, למי הוא הולך, באיזה טון ובאיזה אורך. באאוטלוק זה נמצא בתוך חלון הכתיבה: אייקון Copilot בסרגל הכלים, ואז Draft (באאוטלוק הקלאסי זה נקרא Draft with Copilot).
את הטיוטה הראשונה תקצרו, תאריכו או תשנו לה טון בלחיצה, ורק אז תקראו אותה בעיניים של מי שמקבל. למטה: שמונה פרומפטים מוכנים (רשמי, ללקוח, באנגלית, סירוב ותזכורת), ומה לבדוק לפני שאתם לוחצים שלח.
איפה מנסחים מייל עם קופיילוט באאוטלוק
יש שלוש דרכים, וכולן יושבות בתוך אאוטלוק עצמו.
01Draft, מתוך חלון הכתיבה
תפתחו מייל חדש (או תשובה), תלחצו על אייקון Copilot בסרגל הכלים, ותבחרו Draft באאוטלוק החדש או Draft with Copilot באאוטלוק הקלאסי. ויש קיצור: תקלידו / בגוף המייל, תבחרו Draft with Copilot ותכתבו את הבקשה.
02Help me write, בשיחה לצד המייל
בגוף המייל מופיע גם Help me write (או Help me reply כשאתם עונים). הלחיצה פותחת את Copilot Chat לצד המייל, ואתם מנסחים איתו הלוך ושוב.
03שכתוב של פסקה אחת
כתבתם לבד ורק פסקה אחת לא יושבת? תסמנו אותה, תלחצו על כפתור Copilot, ותבחרו אפשרות או תכתבו מה לשנות. (על שכתוב טקסט בכלל, גם בוורד, כתבתי בשכתוב טקסט בעברית עם קופיילוט.)
ומה עם רישיון? מיקרוסופט לא כותבת בבירור אילו מהכפתורים האלה פתוחים גם בלי רישיון קופיילוט בתשלום. מה שכן ברור: כל מי שיש לו חשבון עבודה עם מנוי Microsoft 365 מתאים מקבל את Copilot Chat באאוטלוק, וגם מנויי Personal ו-Family כוללים קופיילוט באאוטלוק. לא רואים את Draft? תבדקו מה כן מופיע לכם בתפריט של קופיילוט.
אחרי הטיוטה הראשונה: לקצר, להאריך, לשנות טון
הטיוטה הראשונה היא טיוטה. באאוטלוק החדש יש לכם Make it shorter, Make it longer ו-Change Tone, וגם Retry בשביל גרסה אחרת. כשזה טוב, Keep it.
באאוטלוק הקלאסי זה נקרא Adjust (לטון ולאורך), Regenerate להתחלה מחדש, ו-Keep לאישור. ובמק: Neutral פותח את רשימת הטונים, Short משנה את האורך, ו-Insert מכניס את הטקסט למייל.
מה לכתוב בבקשה, כדי שלא תקבלו מייל גנרי
מיקרוסופט מחלקת פרומפט לארבעה חלקים: מטרה, הקשר, ציפיות ומקור. רק המטרה חובה. אבל במייל, ההקשר הוא כל הסיפור: למי אתם כותבים, מה היחסים ביניכם, ומה אתם רוצים שיקרה אחרי שהוא יקרא.
הדוגמה של מיקרוסופט עצמה היא מייל ברכה לצוות על השקה. הנה אותה בקשה בעברית, עם קצת יותר הקשר:
תכתוב מייל לראש הפרויקט ולצוות שמברך אותם על ההשקה, תזכיר שעמדנו בלוח הזמנים ושהלקוח הראשון כבר עובד על המערכת, ותשמור על טון חם וקצר, עד חמש שורות
שימו לב שהעובדות נמצאות בתוך הפרומפט. קופיילוט לא אמור לנחש מה עבד בפרויקט שלכם. על השיטה המלאה כתבתי באיך כותבים פרומפט טוב.
שמונה פרומפטים לניסוח מייל, לפי מצב
תחליפו את הפרטים בשלכם. הכלל שלי: כל עובדה שצריכה להופיע במייל (תאריך, סכום, שם, מספר הזמנה) נכנסת לפרומפט.
01ניסוח מייל רשמי
רשמי לא אומר מסורבל. תבקשו רשמי וקצר, אחרת תקבלו נוסח של מכתב רשמי משנות התשעים.
תנסח מייל רשמי למחלקת הרכש שמבקש אישור להזמנה מספק חדש בסך 40 אלף שקל, תסביר בשני משפטים למה, ותסיים בבקשה לתשובה עד יום חמישי
02ניסוח מייל ללקוח
תנסח מייל ללקוח שמעדכן שהמשלוח יתעכב בשבוע בגלל עיכוב אצל הספק, תתנצל בלי להתרפס, תציע שתי חלופות, ותשמור על טון אישי וחם
03ניסוח מייל באנגלית
הטריק: לכתוב את הפרומפט בעברית ולבקש את המייל באנגלית. ככה אתם מסבירים את הניואנסים בשפה שלכם, ומקבלים בסוף גם בדיקה קטנה.
תכתוב באנגלית מייל לשותף עסקי בגרמניה שמאשר את הפגישה ביום שלישי ב-10:00 שעון ברלין, מבקש את המצגת מראש, ושומר על טון מקצועי אבל לא נוקשה. אחרי המייל, תסביר לי בעברית בשורה אחת מה כתבת
04סירוב מנומס
תנסח מייל שמסרב בנימוס להצעה של ספק, מודה לו על ההשקעה, משאיר פתח לעתיד, ולא נכנס לסיבות
05תזכורת שלא נשמעת כמו נדנוד
תנסח מייל תזכורת קצר על החשבונית ששלחתי לפני שבועיים ועדיין לא שולמה, בטון ידידותי, עם מספר החשבונית 2291 ובקשה לעדכן מתי צפוי התשלום
06תשובה למייל ארוך
זה מבוסס על פרומפט מגלריית הפרומפטים של מיקרוסופט, עם תוספת אחת שלי.
תנסח תשובה שמתייחסת לנקודות העיקריות של השולח ועונה עליהן בבהירות, ותוסיף שאת הנקודה על התקציב אני בודק וחוזר אליו עד מחר
07בשורה לא נעימה
תנסח מייל לצוות שמודיע שהפרויקט נדחה לרבעון הבא, תגיד את זה כבר במשפט הראשון, תסביר את הסיבה בשני משפטים, ותסיים במה שכל אחד צריך לעשות השבוע
08לקצר מייל שכתבתם
תקצר את המייל הזה לחצי, תשים את הבקשה בשורה הראשונה, ותוריד כל משפט נימוס שלא מוסיף מידע
כתבתם לבד? Coaching by Copilot עובר על המייל
לפעמים אתם דווקא רוצים לכתוב בעצמכם (ובמיילים רגישים, אני ממליץ). בשביל זה יש את Coaching by Copilot (משוב על המייל).
תכתבו את המייל, תלחצו על אייקון Copilot בסרגל הכלים ותבחרו Coaching by Copilot. קופיילוט עובר על המייל ומציע שיפורים בטון, בבהירות ובתחושה שהמייל ישאיר אצל הקורא. רוצים את כל ההצעות בבת אחת? Apply all suggestions כותב את המייל מחדש.
זה עובד באאוטלוק החדש ובקלאסי ל-Windows, במק ובמובייל. ובמובייל מיקרוסופט כותבת שצריך לפחות 100 תווים כדי שהמשוב יהיה רלוונטי.
שהמיילים יישמעו כמוכם
באאוטלוק החדש אתם יכולים לתת לקופיילוט הוראות קבועות לניסוח: החץ ליד אייקון Copilot, ואז Settings, ואז Draft Instructions, ולהדליק את Use custom instructions when drafting email.
מה לכתוב שם? את מה שאתם מתקנים בכל טיוטה. למשל:
תכתוב בעברית פשוטה ומדוברת, במשפטים קצרים, בלי פתיחות כמו הנני או בהמשך לפנייתך, ותחתום רק בשם הפרטי שלי
עברית נמצאת ברשימת השפות הרשמית של קופיילוט. על מה עוד כדאי לדעת כשעובדים איתו בעברית כתבתי בקופיילוט בעברית.
מה לבדוק לפני שלוחצים שלח
מיקרוסופט עצמה כותבת שזה כלי מצוין להתחלה, ושצריך לעבור, לערוך ולאמת כל מה שהוא יוצר. ארבעה דברים לבדוק בכל מייל שקופיילוט ניסח:
01עובדות
כל תאריך, סכום ושם. אם לא נתתם אותם בפרומפט, הוא עלול להשלים לבד.
02הבטחות
מייל מנוסח יפה עלול להבטיח משהו שלא התכוונתם אליו (נחזור אליכם עוד היום, למשל). מייל ללקוח הוא התחייבות.
03הטון מול הנמען
תקראו אותו פעם אחת בעיניים של מי שמקבל אותו. מה שנשמע אסרטיבי אצלכם יכול להישמע קר אצלו.
04תווית רגישות
מיקרוסופט מציינת שרמת הרגישות של הטיוטה יכולה לעלות אחרי ניסוח עם קופיילוט, אם התוכן שנוצר מסווג גבוה יותר. תסתכלו על התווית לפני שאתם שולחים החוצה.
ניסוח הוא חצי מהעבודה עם מיילים. על סיכום שרשורים ופרומפטים לתיבת הדואר כתבתי בלסדר את תיבת הדואר עם קופיילוט, ועל כל מה שקופיילוט עושה במייל יש את המדריך לקופיילוט באאוטלוק.
שאלות נפוצות על ניסוח מייל עם AI
איך מנסחים מייל עם AI?
תכתבו לכלי מה המטרה של המייל, למי הוא מיועד, באיזה טון ובאיזה אורך, ותכניסו לפרומפט כל עובדה שצריכה להופיע בו (תאריך, סכום, שם). באאוטלוק עם קופיילוט: אייקון Copilot בחלון הכתיבה, ואז Draft. אחרי הטיוטה הראשונה תקצרו, תשנו טון, ותקראו לפני ששולחים.
איך מנסחים מייל באנגלית עם קופיילוט?
תכתבו את הפרומפט בעברית ותבקשו את המייל באנגלית. ככה אתם מסבירים את ההקשר והניואנסים בשפה שלכם. בסוף תבקשו שיסביר לכם בעברית, בשורה אחת, מה הוא כתב, כדי לוודא שהמסר נכון.
איפה Draft with Copilot באאוטלוק?
בחלון כתיבת המייל, באייקון Copilot שבסרגל הכלים. באאוטלוק החדש האפשרות נקראת Draft, ובאאוטלוק הקלאסי Draft with Copilot. יש גם קיצור: תקלידו / בגוף המייל ותבחרו Draft with Copilot.
למה Draft with Copilot לא עובד לי?
מיקרוסופט מתעדת שלוש סיבות. באאוטלוק החדש ובגרסת הרשת הוא לא תומך במיילים בפורמט טקסט פשוט, אז תעברו ל-HTML בהגדרות (Settings, Mail, Compose and reply). הוא לא עובד על מיילים חתומים, מוצפנים או עם IRM. והוא עובד רק על תיבות דואר שמאוחסנות ב-Exchange Online.
צריך רישיון קופיילוט בתשלום כדי לנסח מיילים?
מיקרוסופט לא כותבת את זה בבירור לגבי Draft ו-Coaching. כל משתמש עם חשבון עבודה ומנוי Microsoft 365 מתאים מקבל את Copilot Chat באאוטלוק, ומנויי Personal ו-Family כוללים קופיילוט באאוטלוק. אם האפשרות לא מופיעה לכם, תבדקו עם מחלקת ה-IT.
איך גורמים לקופיילוט לנסח מיילים שנשמעים כמוני?
באאוטלוק החדש: החץ ליד אייקון Copilot, ואז Settings, ואז Draft Instructions, ולהדליק את Use custom instructions when drafting email. שם תכתבו את מה שאתם מתקנים בכל טיוטה, כמו אורך, טון ואיך אתם חותמים.
רוצים שכל הצוות ינסח ככה מיילים?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים, עד 20 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון.