יומן אאוטלוק עם קופיילוט:
לקבוע פגישות, למצוא זמן ולתזמן מיילים
בקצרה: כדי לקבוע פגישה עם קופיילוט באאוטלוק, תלחצו על כפתור Copilot שליד ה-ribbon (רצועת הכלים) ותכתבו מה אתם צריכים: עם מי, כמה זמן ועל מה. קופיילוט בודק את היומנים של המשתתפים ומציע זמן שנוח לכולם, עם עד שני אנשים נוספים.
ותזמון שליחה של מייל הוא פיצ'ר רגיל של אאוטלוק, בלי קופיילוט: החץ שליד Send, ואז Schedule send. למטה כל הדרכים, הפרומפטים, ומה דורש רישיון בתשלום.
לקבוע פגישה ולמצוא זמן בצ'אט
מיקרוסופט קוראת לזה Chat Assisted Scheduling (תיאום פגישה דרך הצ'אט). וזה עובד גם בלי רישיון בתשלום: Copilot Chat באאוטלוק יודע לענות על שאלות על היומן, על תיבת הדואר ועל הפגישות שלכם, ולבצע פעולות ישר באאוטלוק.
01תפתחו את Copilot
הכפתור Copilot יושב ליד ה-ribbon (רצועת הכלים) של אאוטלוק. תלחצו עליו, ותתחילו להקליד בצ'אט.
02תכתבו מי, כמה זמן ועל מה
זו בעצם הדוגמה של מיקרוסופט עצמה, בעברית:
תקבע פגישת Teams של 30 דקות עם דנה על דוח המכירות של הרבעון
והגרסה הכי קצרה, מתוך הדוגמאות של מיקרוסופט לגרסה החינמית:
תקבע לי פגישה עם המנהל שלי
03תבחרו זמן ותבדקו
קופיילוט בודק את היומנים של כל המשתתפים וממליץ על זמן שנוח לכולם. הגבול: עד שני אנשים נוספים. לפגישה של צוות שלם, תעבדו עם טופס הפגישה הרגיל.
04לחסום זמן לעצמכם
אותו צ'אט יודע גם להוסיף ליומן אירועים אחרים, כמו זמן לעבודה שקטה (focus time).
תחסום לי שעתיים ביום חמישי בבוקר לעבודה שקטה
על כל שאר הדברים שקופיילוט עושה באאוטלוק, יש את המדריך לקופיילוט באאוטלוק.
פגישה ישר מתוך שרשור מייל
יש לכם שרשור מייל ארוך שנגמר בהחלטה להיפגש? באאוטלוק החדש, Schedule with Copilot בסרגל הכלים של המייל יוצר הזמנה לפגישה: קופיילוט ממלא כותרת וסדר יום, מצרף את השרשור להזמנה, ומוסיף כמשתתפים את כל מי שבשרשור.
את זה תקבלו רק עם רישיון Microsoft 365 Copilot בתשלום (שנקרא עכשיו Microsoft Copilot). על ההבדלים בין החינמי לבתשלום כתבתי בקופיילוט חינם מול בתשלום.
01לא רואים את הכפתור?
מיקרוסופט מציעה להוסיף אותו דרך הפעולות המותאמות (customized actions), או למצוא אותו ב-More options, ואז Other reply actions, ואז Schedule with Copilot.
02סדר היום יצא ריק?
אם בשרשור אין הרבה מידע על צעדים קדימה, קופיילוט לא יכתוב סדר יום. הוא גם לא לוקח תוכן מדיונים שמסווגים כחסויים.
03סדר יום מתוך טופס הפגישה
גם בטופס של פגישה חדשה יש כפתור Copilot (או Alt+i). שם Auto draft an agenda כותב טיוטה של סדר יום.
להתכונן לפגישה
בראש טופס האירוע מופיע Prepare for this meeting (הכנה לפגישה), עם סיכום של תוכן שקשור לפגישה. זה עובד באאוטלוק בדפדפן, באאוטלוק החדש, בטימס, במק ובמובייל.
שלושה דברים שכדאי לדעת: זה מופיע רק בפגישות אחד על אחד ובפגישות שיש להן תוכן קשור לסכם. כל משתתף רואה סיכום אחר, לפי ההרשאות שלו. ואם זה לא מופיע אף פעם, האדמין צריך להפעיל בארגון את Meeting Insights.
ולהכנה של כל היום, יש פרומפטים בצ'אט (מבוססים על הדוגמאות של מיקרוסופט):
תעזור לי לתכנן את הפגישות של היום, ותבנה טבלה עם מטרה לכל פגישה
תעבור על הפגישות שלי מחר ותציע איפה אני יכול לחסוך זמן
תראה לי פגישות בשבוע הבא שעוד לא עניתי עליהן, ואל תציע לענות בשמי
תעזור לי להתכונן לפגישה הבאה שלי
כללים קבועים ליומן (Calendar Instructions)
זה החלק הכי חדש. ב-Calendar Instructions אתם כותבים לקופיילוט כללים קבועים במילים שלכם: לאשר אוטומטית פגישות מאנשים מסוימים או לפי נושא כשהיומן פנוי, לדחות פגישות, לעקוב אחרי פגישות, ולהסיר פגישות שבוטלו.
הכללים רצים בענן, כלומר עובדים גם כשאאוטלוק סגור אצלכם.
01איפה זה
באאוטלוק החדש (או באפליקציית Microsoft Copilot): Settings, ואז Copilot, ואז Calendar instructions, ואז Create instructions. זה עדיין מתגלגל. הוא התחיל כתצוגה מקדימה בתוכנית Frontier של מיקרוסופט, למשתמשים עם רישיון בתשלום, אז אם אין לכם את זה, זה לא אתם.
02שתי דוגמאות של מיקרוסופט
תאשר תמיד פגישות מהמנהל שלי אם היומן שלי פנוי
תדחה תמיד פגישות שמתנגשות עם פגישות קיימות
03מלכודת אחת
אם מופעלת אצלכם גם הדחייה האוטומטית הרגילה של אאוטלוק, היא יכולה לפעול לפני שקופיילוט בכלל מספיק לבדוק את הכללים שלכם. תבחרו אחת מהשתיים.
ובתצוגה המקדימה, סוכן היומן יודע גם להזיז פגישות אחד על אחד שמתנגשות, להזמין מחדש חדר ישיבות, ולחסום זמן לעבודה שקטה. תצוגה מקדימה, כלומר עוד לא לכולם.
תזמון שליחת מייל באאוטלוק (בלי קופיילוט)
תזמון שליחה הוא בכלל לא פיצ'ר של קופיילוט. הוא חלק מאאוטלוק הרגיל, ואנשים מחפשים אותו הרבה, אז הנה כל הגרסאות:
01אאוטלוק החדש ואאוטלוק בדפדפן
בזמן שאתם כותבים את המייל, תלחצו על החץ שליד Send ותבחרו Schedule send. תבחרו אחת מאפשרויות ברירת המחדל, או שעה משלכם, ואז Send. המייל מחכה בתיקיית הטיוטות (Drafts) עד שעת השליחה.
02לבטל או לשלוח עכשיו
תפתחו את המייל בתיקיית Drafts ותלחצו Cancel send. בחלק מהגרסאות בדפדפן תמצאו במקום זה עיפרון עריכה ו-Send Now, ששולח את המייל מיד.
03אאוטלוק הקלאסי
בחלון המייל: Options, ואז תחת Delivery options תסמנו Do not deliver before ותבחרו תאריך ושעה. המייל מחכה בתיבת הדואר היוצא (Outbox), ואאוטלוק צריך להיות מחובר כדי שזה יעבוד.
רוצים השהיה לכל המיילים שאתם שולחים? באאוטלוק הקלאסי אפשר ליצור כלל שמעכב את כולם, עד 120 דקות.
04מק
Schedule send מהתפריט של החץ שליד Send. במק המייל יוצא גם אם אאוטלוק סגור, אבל רק בחשבונות Exchange (לא ג'ימייל, יאהו או iCloud). בגרסאות ישנות של אאוטלוק למק זה נקרא Send Later.
ובכל הגרסאות: תזמון שליחה לא עובד בחשבונות IMAP או POP. ואם אתם כבר מתזמנים, שווה שגם המייל עצמו יהיה טוב, בשביל זה יש את ניסוח מייל עם AI.
מה לבדוק
מיקרוסופט עצמה ממליצה לבדוק, לערוך ולאמת כל מה שקופיילוט יוצר. ביומן זה אומר:
01ההזמנה לפני שהיא יוצאת
משתתפים, שעה, כותרת. שלושה דברים, עשר שניות.
02סדר יום אוטומטי הוא טיוטה
קופיילוט כותב אותו מתוך השרשור. שרשור דליל, סדר יום דליל.
03כללים ששכחתם
כלל ב-Calendar Instructions ממשיך לרוץ בענן גם כשאתם כבר לא זוכרים שכתבתם אותו. תעברו על הרשימה מדי פעם.
ואחרי שהיומן מסודר, תורה של תיבת הדואר: לסדר את תיבת הדואר עם קופיילוט.
שאלות נפוצות על יומן אאוטלוק וקופיילוט
איך מתזמנים שליחת מייל באאוטלוק?
באאוטלוק החדש ובדפדפן: החץ שליד Send, ואז Schedule send ובחירת שעה. באאוטלוק הקלאסי: Options ואז Do not deliver before. במק: Schedule send מהתפריט של החץ שליד Send. זה לא עובד בחשבונות IMAP או POP.
איך מבטלים מייל מתוזמן באאוטלוק?
באאוטלוק החדש, תפתחו את המייל בתיקיית Drafts ותלחצו Cancel send. באאוטלוק הקלאסי, המייל מחכה בתיבת הדואר היוצא (Outbox) עד שעת השליחה.
קופיילוט יכול לקבוע פגישה עם הרבה אנשים?
בצ'אט של קופיילוט באאוטלוק, תיאום פגישה עובד עם עד שני אנשים נוספים. לפגישה גדולה יותר, תשתמשו בטופס הפגישה הרגיל, או ב-Schedule with Copilot מתוך שרשור מייל, שמוסיף את כל מי שבשרשור.
Schedule with Copilot זמין בחינם?
לא. לפי מיקרוסופט, הוא זמין רק עם רישיון Microsoft Copilot (work) בתשלום. בלי רישיון, Copilot Chat באאוטלוק עדיין יודע לענות על שאלות על היומן ולבצע פעולות, כמו לקבוע פגישה.
למה אין לי Prepare for this meeting?
הוא מופיע רק בפגישות אחד על אחד ובפגישות שיש להן תוכן קשור לסכם. אם הוא לא מופיע אף פעם, ייתכן שהאדמין לא הפעיל בארגון את Meeting Insights.
מה זה Calendar Instructions באאוטלוק?
כללים קבועים שאתם כותבים לקופיילוט במילים, למשל לאשר אוטומטית פגישות מהמנהל כשהיומן פנוי. הם רצים בענן גם כשאאוטלוק סגור. הפיצ'ר מתגלגל בהדרגה, והתחיל כתצוגה מקדימה.
איך נראית סדנת קופיילוט
דקה אחת, בשביל להבין על מה אני מדבר כשאני אומר סדנת קופיילוט:
רוצים שהצוות שלכם ינהל ככה את היומן?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים, עד 20 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון.