ישיבת הנהלה עם קופיילוט:
מהכנה ועד משימות (ובלי מישהו שכותב פרוטוקול)
בקצרה: לישיבת הנהלה חוזרת יש שלושה שלבים: הכנה באאוטלוק, הערות ומשימות בזמן הישיבה (Facilitator), וסיכום אחרי בלשונית Recap.
רוב זה דורש רישיון Copilot בתשלום (את הסיכום האוטומטי אחרי הישיבה מקבלים גם עם Teams Premium).
ובישיבה רגישה יש עוד בחירה אחת: האם לתמלל בכלל.
הנה השגרה שלב אחרי שלב, עם פרומפטים בעברית ומה לבדוק לפני שמישהו שולח משהו לכל ההנהלה.
ורק לדיוק: אין בטימס פיצ'ר בשם פרוטוקול (כן, שמתי את המילה בכותרת, אני יודע), והשמות הרשמיים הם AI summary, AI notes ו-intelligent recap.
לפני הישיבה: קופיילוט מכין לכם תקציר הכנה וסדר יום
לפי עמודי התמיכה של מיקרוסופט ל-Outlook (עודכנו בספטמבר ובאוקטובר 2025), יש שני דברים שאפשר לעשות ישר מהטופס של הפגישה עצמה:
01Prepare for this meeting
בראש טופס האירוע מופיע תקציר הכנה. הוא קיים באאוטלוק באינטרנט, ב-Outlook החדש ל-Windows, בטימס, ב-Mac ובמובייל.
התקציר מופיע רק לפגישות 1:1 ולפגישות שיש להן תוכן קשור שאפשר לסכם, ואצל כל משתתף הוא שונה, לפי ההרשאות שלו. אם הוא לא מופיע גם בפגישה כזו, תבדקו עם האדמין שההגדרה Meeting Insights במרכז הניהול דולקת.
02סדר יום: Auto draft an agenda
בטופס הפגישה תלחצו על כפתור Copilot (או Alt+I) ותבחרו Auto draft an agenda. אחר כך תערכו אותו, כי הוא טיוטה.
ועוד שני פרומפטים לצ'אט של קופיילוט, מבוססים על הדוגמאות של מיקרוסופט עצמה:
תעזור לי להתכונן לישיבת ההנהלה של מחר ותבנה טבלה עם מטרה לכל נושא בסדר היום, מה צריך להחליט בו ומי אחראי להכין את החומר
תסכם את המיילים והצ'אטים מהשבוע האחרון שקשורים לנושאי ישיבת ההנהלה, ותסמן מה עדיין פתוח
ישיבת הנהלה עם קופיילוט בזמן אמת: שלוש הגדרות שחשוב להבין
באפשרויות הפגישה, תחת Copilot and other AI, יש הגדרה בשם Allow Copilot and Facilitator. שלושה ערכים, ולכל אחד תוצאה אחרת (לפי Microsoft Learn ועמודי התמיכה של Teams, נבדקו בסוף ספטמבר 2026):
01During and after the meeting
Copilot דורש תמלול: הוא מתחיל כשמישהו מתחיל לתמלל, ונפסק כשהתמלול נפסק. זו האפשרות שנותנת גם סיכום ושאלות אחרי הישיבה.
02Only during the meeting
בלי תמלול ובלי הקלטה. Copilot משתמש בזיהוי דיבור זמני שלא נשמר אחרי הפגישה. הוא לא מתחיל לבד: מישהו עם רישיון לוחץ על Copilot בפקדי הפגישה, ומאותו רגע הוא פועל לכל המשתמשים עם רישיון עד סוף הפגישה.
03Off
Copilot כבוי, וגם הקלטה ותמלול כבויים.
מארגן הישיבה הוא זה שקובע, גם בלי רישיון.
אתם לא רואים את Only during the meeting? ברירת המחדל של מדיניות הפגישות בטימס כופה את During and after, אז האדמין צריך לשנות את הגדרת Copilot במדיניות (לערך On).
ובישיבה עצמה יש שני כלים, עם שתי רמות חשיפה:
04Copilot: פרטי
הכפתור Copilot בפקדי הפגישה פותח צ'אט פרטי. מה שאתם שואלים והתשובה גלויים רק לכם, אז אף אחד בחדר לא רואה מה שאלתם.
איפה אנחנו לא מסכימים בנושא הזה?
איזו שאלה כדאי לשאול כדי להתקדם להחלטה?
05Facilitator: משותף
Facilitator רושם הערות AI בזמן אמת, מסכם החלטות ושאלות פתוחות ותופס משימות. ומה שהוא כותב גלוי לכל המשתתפים מהארגון, בניגוד ל-Copilot הפרטי.
תוסיפו אותו באפשרויות הפגישה (המתג Facilitator) או באמצע הישיבה דרך More actions ואז Turn on Facilitator, ורק מארגן או מציג יכולים להפעיל אותו באמצע.
הוא עובד רק בפגישות מתוזמנות (מיקרוסופט הודיעה שישיבות בערוצים יתווספו מאמצע נובמבר 2026), בשפה אחת, וההערות מופיעות אחרי כמה דקות ולא מיד, אז תתנו לו כמה דקות. כדי להוסיף אותו צריך רישיון Copilot.
אחרי הישיבה: סיכום, משימות ויומן החלטות
01Recap: הסיכום האוטומטי
בצ'אט של הפגישה, בלשונית Recap, תמצאו סיכום AI, משימות המשך והערות. סיכום ה-AI נוצר לישיבה שתומללה בשפה נתמכת ונמשכה חמש דקות לפחות.
מיקרוסופט הודיעה גם על סיכום בלי תמלול שמור, בפריסה מאמצע אוקטובר 2026, אז תבדקו אם הוא כבר פעיל אצלכם. ועברית? היא ברשימת השפות של התמלול ושל הסיכום (בגרסת הדסקטופ).
02משימות ל-Planner
ב-Notes של Facilitator יש Follow-up tasks, ובלחיצה על Accept to sync הן עוברות ל-Planner. מיקרוסופט מסמנת את החיבור ל-Planner כ-public preview (כלומר עדיין לא גרסה סופית), אז תבדקו שהוא עובד אצלכם לפני שאתם בונים עליו שגרה.
03מסמך סיכום
תתייגו @Facilitator ותבקשו מסמך, והוא יעלה קובץ Word ל-OneDrive שלכם אחרי כמה דקות.
@Facilitator תכין מסמך סיכום לישיבת ההנהלה: החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, ושאלות פתוחות
04שליחה למי שלא היה
ב-Recap תבחרו Share ואז Share to email, ותקבלו טיוטת מייל באאוטלוק שאפשר לשלוח גם לאנשים מחוץ לארגון.
השיתוף נחסם אם תווית הרגישות של הפגישה היא Confidential Recipients Only או Highly Confidential Recipients Only, ואם אין הקלטה ותמלול.
05יומן החלטות
בישיבה חוזרת, אל תשאירו את ההחלטות בצ'אט עם קופיילוט. לפי מיקרוסופט, היסטוריית השיחה עם קופיילוט בישיבה חוזרת נמחקת אם ישיבה מאוחרת יותר בסדרה מתומללת.
ולכן תעתיקו כל החלטה למקום שאתם שולטים בו, עם שורה אחת לכל החלטה:
החלטה: [מה הוחלט]
ישיבה: [תאריך]
אחראי: [שם]
עד: [תאריך]
סטטוס: [פתוח / בביצוע / הושלם]
תוסיף ליומן ההחלטות שצירפתי את ההחלטות מהישיבה של היום, באותו פורמט של השורות הקיימות. אם חסר אחראי או תאריך, תכתוב שחסר במקום להשלים לבד
את התבנית המלאה של סיכום פגישה תמצאו בתבנית סיכום פגישה, ועל ההקלטה והתמלול עצמם כתבתי במדריך על הקלטה ותמלול בטימס. על הסיכום של קופיילוט לעומק יש את סיכום פגישה בטימס עם קופיילוט.
מתי לא תתמללו: הבחירה על סודיות
יש ישיבות שאתם לא רוצים להשאיר מהן שום דבר. הנה מה שכל בחירה עושה בפועל, לפי מיקרוסופט:
01Off
אין Copilot, אין הקלטה ואין תמלול.
02Only during the meeting
Teams לא שומר תמלול, והדיבור הזמני לא נשמר. אבל תשימו לב: פרומפטים ותשובות עלולים להישמר לפי מדיניות השמירה של Purview בארגון, ולהימצא ב-eDiscovery.
תניחו שאין שום דבר שנשמר בשבילכם אחרי הישיבה, ותעתיקו מה שצריך לפני שהיא נגמרת.
03מה Facilitator לא עושה בשבילכם
לפי Microsoft Learn, ההערות שלו לא נאספות אוטומטית ב-eDiscovery של Purview, לא יורשות את תווית הרגישות של הפגישה, והגדרות כמו Prevent copy and paste וסימני מים לא חלות על התשובות שלו.
בישיבה מסווגת, תחליטו אם Facilitator בכלל נכנס אליה. עוד על זה באבטחה ופרטיות ב-Copilot.
04אורחים וישיבות של ארגון אחר
אורחים מארגונים אחרים לא יכולים להשתמש ב-Copilot, ואי אפשר להקצות להם רישיון. ובישיבה שארגון אחר מארח, Copilot לא עובד.
אילו נושאים נכנסים לישיבה בלי תמלול? את הרשימה הזו אני לא כותב בשבילכם. זו החלטה של ההנהלה ושל היועץ המשפטי שלכם, ותכתבו אותה פעם אחת, לפני הישיבה הבאה.
קופיילוט כותב, אתם חותמים: ארבע בדיקות
מיקרוסופט עצמה מבקשת לבדוק ולאמת כל מה שקופיילוט יוצר. בישיבת הנהלה זה נראה ככה:
01שמות ליד משימות
תבדקו שליד כל משימה כתוב שם של מי שהתחייב לה, ושקופיילוט לא הניח אחראי לפי ההקשר (משימה בלי שם היא משימה של אף אחד).
02החלטה מול רעיון
תבדקו שכל מה שנכתב תחת החלטות באמת הוחלט, ולא רק עלה בדיון.
03עברית
עברית ברשימות השפות, אבל מיקרוסופט כותבת שקלט באנגלית נותן את התשובות הכי טובות (בשאלות הנפוצות של Copilot ב-Teams, יוני 2025).
Facilitator עובד בפגישה בשפה אחת, והשפה שבחרתם חייבת להתאים למה שמדברים בפועל. ובכל מקרה, תקראו את הסיכום לפני שהוא יוצא.
04ישיבה ארוכה
בישיבה של יותר משעתיים בערך (ישיבת הנהלה של שעתיים? קורה), התשובות של קופיילוט יכולות להיות מוגבלות או איטיות יותר (אותן שאלות נפוצות, יוני 2025).
שאלות נפוצות על ישיבת הנהלה עם קופיילוט
איך מסכמים ישיבת הנהלה בטימס עם AI?
עם רישיון Copilot יש לכם שלושה כלים: Copilot בפקדי הפגישה לשאלות בזמן אמת, Facilitator להערות ומשימות משותפות, וסיכום AI בלשונית Recap אחרי הישיבה (בדרך כלל כשהיא תומללה בשפה נתמכת ונמשכה חמש דקות לפחות). ואת הסיכום האוטומטי אחרי הישיבה תוכלו לקבל גם עם Teams Premium.
צריך לתמלל ישיבה כדי שקופיילוט יסכם?
כדי לשאול את קופיילוט על ישיבה אחרי שהיא נגמרה, חייב להיות תמלול. בזמן הישיבה תוכלו להשתמש בו גם בלי תמלול, עם ההגדרה Only during the meeting, אבל אז אל תניחו שמשהו נשמר בשבילכם אחרי.
מי רואה מה שקופיילוט ו-Facilitator כותבים בישיבה?
מה שאתם שואלים את קופיילוט והתשובה גלויים רק לכם. מה ש-Facilitator כותב גלוי לכל המשתתפים מהארגון, ואורחים חיצוניים לא יכולים לגשת להערות.
איך משתמשים בקופיילוט בישיבה בלי להקליט ובלי לתמלל?
באפשרויות הפגישה, תחת Copilot and other AI, תבחרו Only during the meeting. אם האפשרות הזו לא מופיעה, האדמין צריך לשנות את הגדרת Copilot במדיניות הפגישות בטימס, כי ברירת המחדל כופה תמלול.
קופיילוט בטימס עובד בישיבות בעברית?
עברית נמצאת ברשימת השפות של התמלול ושל סיכום ה-AI בגרסת הדסקטופ, וברשימה הכללית של Copilot. מיקרוסופט כותבת שקלט באנגלית נותן את התוצאות הכי טובות, אז תקראו כל סיכום לפני שהוא יוצא.
איך מעבירים משימות מהישיבה ל-Planner?
ב-Notes של Facilitator, תחת Follow-up tasks, תלחצו על Accept to sync והמשימות יעברו ל-Planner. מיקרוסופט מסמנת את החיבור הזה כ-public preview.
רוצים שההנהלה תתרגל את זה בידיים?
סדנת קופיילוט למנהלים היא עבודה מעשית על יוז קייסס של הנהלות. 20 עד 25 משתתפים, בין שעה וחצי לארבע שעות, פיזית או אונליין.