סיכום פגישה:
תבנית מוכנה, ואיך קופיילוט בטימס כותב אותו בשבילכם
בקצרה: סיכום פגישה טוב עונה על ארבע שאלות: מה החלטתם, מי עושה מה ועד מתי, מה עוד פתוח, ומתי הפגישה הבאה. למטה יש תבנית מוכנה להעתקה, שעובדת בכל כלי.
ואם יש לכם רישיון קופיילוט בתשלום, טימס יכול לכתוב את רוב הסיכום לבד, בתנאי אחד: שהפגישה תומללה. הנה איך, עם פרומפטים מוכנים בעברית, ומה לבדוק לפני שאתם שולחים.
תבנית סיכום פגישה מוכנה להעתקה
הנה התבנית. תעתיקו אותה למייל, לוורד או ל-Notes של הפגישה בטימס (הכפתור Notes בסרגל הפגישה פותח דף הערות משותף שמתעדכן לכולם), ותמלאו.
סיכום פגישה: [נושא] | [תאריך]
משתתפים: [שמות]
מטרת הפגישה: [משפט אחד]
החלטות
1. [מה הוחלט]
2. [מה הוחלט]
משימות
1. [מה צריך לעשות] | אחראי: [שם] | עד: [תאריך]
2. [מה צריך לעשות] | אחראי: [שם] | עד: [תאריך]
שאלות פתוחות
1. [מה עוד לא נסגר] | מי בודק: [שם]
הפגישה הבאה: [תאריך ונושא]
ושלושה כללים שהופכים סיכום למשהו שאנשים באמת קוראים:
01החלטות קודם
מי שפותח את המייל רוצה קודם כל לדעת מה סגרתם. מי אמר מה, זה בשביל התמלול.
02לכל משימה: שם ותאריך
מה צריך לעשות, מי אחראי ועד מתי. משימה בלי שם ובלי תאריך לא שייכת לאף אחד (ואתם תשאלו עליה שוב בפגישה הבאה).
03שאלות פתוחות בנפרד
מה שלא נסגר מקבל שורה משלו, עם מי שבודק. ככה הוא לא נבלע בין ההחלטות.
איך קופיילוט בטימס כותב את הסיכום
בטימס יש שלושה מקומות שבהם AI כותב בשבילכם חלקים מהסיכום. כולם דורשים רישיון Microsoft 365 Copilot בתשלום (שנקרא עכשיו Microsoft Copilot). בסיכום האוטומטי שאחרי הפגישה, גם Teams Premium מספיק.
ורגע של דיוק: אין בטימס פיצ'ר בשם meeting minutes (פרוטוקול). השמות הרשמיים הם AI summary, AI notes ו-intelligent recap.
01הסיכום האוטומטי אחרי הפגישה (intelligent recap)
אחרי הפגישה, בצ'אט של הפגישה, בלשונית Recap, מחכים ההקלטה, התמלול, הקבצים, ההערות, סיכום AI, סדר היום ומשימות המשך. סיכום ה-AI נוצר רק אם הפגישה תומללה בשפה נתמכת ונמשכה חמש דקות לפחות.
ויש עכשיו גם אפליקציה בשם Recap בטימס, שמרכזת סיכומים מ-30 הימים האחרונים. היא מותקנת מראש אבל לא מוצמדת, אז תצטרכו לחפש אותה.
02קופיילוט בזמן הפגישה
הכפתור Copilot בסרגל הפגישה פותח צ'אט פרטי (מה שאתם שואלים גלוי רק לכם). View prompts מציג הצעות לפרומפטים. תשובה ארוכה מ-1,300 תווים אפשר לפתוח ב-Word, וטבלה אפשר לפתוח ב-Excel, וככה יש לכם טיוטה של מסמך סיכום.
הצטרפתם באיחור של יותר מחמש דקות? קופיילוט יציע לעדכן אתכם במה שפספסתם.
03Facilitator (הסוכן שרושם הערות לכולם)
Facilitator כותב הערות AI בזמן אמת. הוא מסכם החלטות, מרכז שאלות פתוחות, ותופס משימות. בניגוד לקופיילוט, מה שהוא כותב גלוי לכל המשתתפים מהארגון. ההערות נשמרות בדף Loop שכולם יכולים לערוך, ובלחיצה על Accept to sync המשימות עוברות ל-Planner (זה עדיין בתצוגה מקדימה).
הוא עובד רק בפגישות מתוזמנות, לא בשיחות, ולא בפגישות מיידיות. תוסיפו אותו באפשרויות הפגישה, תחת Copilot and other AI. ואם תתייגו אותו (@Facilitator) ותבקשו סיכום כמסמך, הוא ישמור קובץ Word ב-OneDrive שלכם אחרי כמה דקות.
פרומפטים לסיכום פגישה בטימס
את אלה תכתבו בחלונית של קופיילוט, בזמן הפגישה או אחריה מהצ'אט של הפגישה. רובם מבוססים על דוגמאות של מיקרוסופט עצמה, בעברית.
01סיכום עם אחראים
תסכם את הפגישה בשני חלקים נפרדים: הנקודות העיקריות, ומשימות. ליד כל משימה תכתוב מי אחראי עליה
02סיכום לפי התבנית שלכם
הפרומפט הזה מכריח את קופיילוט להודות כשמשהו חסר, במקום להשלים לבד.
תסכם את הפגישה לפי המבנה הזה: מטרה, החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, שאלות פתוחות, פגישה הבאה. אם לא נקבע תאריך למשימה, תכתוב שלא נקבע
03מה עוד פתוח
תרשום את כל השאלות שעלו בפגישה ועוד לא קיבלו תשובה
04איפה יש מחלוקת
איפה אנחנו לא מסכימים בנושא הזה?
05טבלה להחלטה
תבנה טבלה עם הרעיונות שעלו בפגישה, ועם בעד ונגד לכל רעיון
06מייל למשתתפים
תנסח מייל סיכום קצר למשתתפים, רק עם מה שהוחלט ומה שצריך לעשות
יש גם דרך ישירה: ב-Recap תבחרו Share ואז Share to email. נפתחת טיוטת מייל באאוטלוק עם סיכום ה-AI, ואפשר לשלוח אותה גם לאנשים מחוץ לארגון. על הניסוח עצמו כתבתי במדריך ניסוח מייל עם AI.
מה לבדוק לפני שאתם שולחים
מיקרוסופט עצמה ממליצה לבדוק, לערוך ולאמת כל מה שקופיילוט יוצר. בסיכום פגישה זה לוקח שתי דקות:
01שמות ליד משימות
תבדקו שליד כל משימה כתוב השם של מי שהתחייב לה, ושאין משימה בלי אחראי.
02החלטה מול רעיון
כל מה שמופיע תחת החלטות באמת הוחלט? או שזה רק עלה בדיון?
03עברית
עברית נמצאת ברשימת השפות של התמלול ושל סיכום ה-AI (בגרסת הדסקטופ). שפת הדיבור שהוגדרה לפגישה חייבת להתאים למה שמדברים בפועל, ו-Facilitator עובד רק בפגישה בשפה אחת. ומיקרוסופט עצמה כותבת שאנגלית נותנת את התוצאות הכי טובות.
04פגישה ארוכה, פגישה חוזרת
מעל שעתיים בערך, התשובות יכולות להיות מוגבלות או איטיות יותר. ובסדרת פגישות, היסטוריית השיחה עם קופיילוט יכולה להימחק כשפגישה מאוחרת יותר בסדרה מתומללת. מה שחשוב, תשמרו בצד.
05פגישה של ארגון אחר
בפגישה שארגון אחר מארח, קופיילוט לא עובד. שם התבנית למעלה היא החברה הכי טובה שלכם.
כל זה נשען על תמלול, אז כתבתי מדריך נפרד על איך מקליטים ומתמללים פגישה בטימס. ועל הסיכום של קופיילוט לעומק, יש את סיכום פגישה בטימס עם קופיילוט.
שאלות נפוצות על סיכום פגישה
איך עושים סיכום פגישה בטימס?
עם רישיון קופיילוט או Teams Premium, סיכום AI מחכה אחרי הפגישה בלשונית Recap בצ'אט של הפגישה, בתנאי שהפגישה תומללה ונמשכה חמש דקות לפחות. בלי רישיון, תשתמשו בתבנית ותמלאו אותה ידנית, למשל בתוך Notes של הפגישה.
סיכום פגישה עם AI עובד בעברית?
עברית נמצאת ברשימת השפות של תמלול בטימס (Hebrew (Israel)) וברשימת השפות של סיכום ה-AI בדסקטופ. תוודאו ששפת הדיבור שהוגדרה לפגישה היא עברית. מיקרוסופט כותבת שאנגלית נותנת את התוצאות הכי טובות, אז תקראו את הסיכום לפני שאתם שולחים.
צריך להקליט את הפגישה כדי שקופיילוט יסכם?
הוא צריך תמלול. כדי לשאול את קופיילוט על הפגישה אחרי שהיא נגמרה, חייב להיות תמלול. הקלטה לא חובה, אבל היא מוסיפה לסיכום האוטומטי דוברים, נושאים ופרקים.
מה ההבדל בין קופיילוט ל-Facilitator בפגישה?
מה שאתם שואלים את קופיילוט גלוי רק לכם. Facilitator כותב סיכומים והערות שגלויים לכל המשתתפים מהארגון, בדף Loop משותף. כדי להפעיל כל אחד מהם צריך רישיון קופיילוט בתשלום.
איך שולחים סיכום פגישה במייל?
ב-Recap תבחרו Share ואז Share to email. נפתחת טיוטה באאוטלוק עם סיכום ה-AI, ואפשר לשלוח אותה גם לאנשים מחוץ לארגון. תערכו ותבדקו אותה לפני השליחה.
יש תבנית סיכום פגישה בעברית?
כן, בתחילת העמוד הזה: מטרה, החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, שאלות פתוחות, והפגישה הבאה. תעתיקו אותה למייל, לוורד או ל-Notes של הפגישה בטימס.
איך נראית סדנת קופיילוט
דקה אחת, בשביל להבין על מה אני מדבר כשאני אומר סדנת קופיילוט:
רוצים שהצוות שלכם יצא מכל פגישה עם סיכום?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים, עד 20 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון.