ניקוי נתונים באקסל עם קופיילוט:
כפילויות, עמודות ופורמטים
בקצרה: לניקוי נתונים באקסל יש לקופיילוט שני כלים. הראשון הוא הכפתור Clean Data בלשונית Data (נתונים), שמוצא טקסט לא עקבי, פורמטים לא עקביים של מספרים ורווחים מיותרים. השני הוא חלונית קופיילוט, שבה אתם מבקשים במילים את כל השאר: כפילויות, פיצול עמודות, תאריכים שנשמרו כטקסט.
לפני שאתם מתחילים, תעבדו על עותק. למטה: מה הקובץ צריך, איך עובד Clean Data, פרומפטים לסידור טבלה באקסל, ואיך לוודא שלא נמחק משהו בדרך.
לפני הניקוי: מה הקובץ צריך
פורמט מודרני
הקובץ צריך להיות .xlsx, .xlsb או .xlsm. קיבלתם CSV ממערכת אחרת? תשמרו אותו קודם כ-xlsx. קובץ בפורמט Strict Open XML, או קובץ שמישהו עשה עליו check-out בשרפוינט, יחזיר Unsupported file state.
חישוב אוטומטי
קופיילוט עורך רק כשאפשרויות החישוב מוגדרות ל-Automatic. בקובץ שהגיע ממישהו אחר, זה המקום הראשון לבדוק.
טבלה: לא חובה, אבל ל-Clean Data כדאי
לחלונית של קופיילוט, עיצוב כטבלת אקסל כבר לא דרישה. אבל מיקרוסופט כותבת ש-Clean Data עובד הכי טוב עם נתונים שמעוצבים כטבלת אקסל, עד 100 עמודות ו-50,000 שורות. אז לפני ניקוי, תעצבו כטבלה.
עותק, ו-AutoSave כבוי
קופיילוט עובד גם כש-AutoSave כבוי, ומיקרוסופט עצמה מציעה לכבות אותו כשאתם רוצים להתנסות בלי שכל שינוי יישמר. בניקוי נתונים הייתי הולך על שניהם: עותק של הקובץ, ו-AutoSave כבוי.
Clean Data: הכפתור שמנקה לבד
לשונית Data (נתונים), ואז Clean Data. קופיילוט עובר על הנתונים ומחזיר הצעות לתיקון משלושה סוגים:
01טקסט לא עקבי
למשל אותו ספק או אותה עיר שנכתבו בכמה צורות שונות באותה עמודה.
02פורמט מספרים לא עקבי
מספרים באותה עמודה שלא שמורים באותו פורמט, ולכן עלולים לשבש סיכומים ומיונים.
03רווחים מיותרים
רווח בסוף תא הוא אויב שקט: שני ערכים נראים לכם זהים, ואקסל בטוח שהם שונים.
שלושה דברים שכדאי לדעת. Clean Data זמין באקסל לרשת ול-Windows, ללקוחות קופיילוט, ומיקרוסופט מפיצה אותו בהדרגה (אז ייתכן שהוא עוד לא אצלכם). הוא לא מוגבל לאנגלית, אבל לפי מיקרוסופט הוא עובד בינתיים הכי טוב באנגלית. והוא לא מוחק כפילויות ולא מפצל עמודות. בשביל זה יש את החלונית.
פרומפטים לניקוי נתונים בחלונית של קופיילוט
תפתחו את החלונית מהכפתור של קופיילוט בפינה התחתונה של החלון, או עם F6. מיקרוסופט לא מפרסמת פרומפטים רשמיים למחיקת כפילויות או לפיצול עמודות, אז אלה הפרומפטים שלי. תחליפו בשמות העמודות שלכם.
שלב 1אבחון, במצב chat
לפני שהוא נוגע במשהו. במצב chat קופיילוט מנתח את הנתונים בלי לשנות את הקובץ.
תסתכל על הגיליון ותגיד לי אילו בעיות ניקוי יש בו: שורות כפולות, תאים ריקים, רווחים מיותרים, תאריכים שנשמרו כטקסט ועמודות שמערבבות כמה סוגי נתונים. אל תשנה כלום
שלב 2כפילויות
קודם לסמן, אחר כך למחוק. כפילות לפי שם היא לא תמיד כפילות (בחברה גדולה יש יותר מדני כהן אחד), אז תעבדו לפי עמודה מזהה.
תמצא שורות כפולות לפי עמודת מספר לקוח, תסמן אותן בצבע, ותגיד לי כמה מצאת לפני שאתה מוחק משהו
שלב 3פיצול עמודה
הדוגמה של מיקרוסופט עצמה היא לחלץ שם פרטי משם מלא בתא אחד. הנה אותו רעיון על עמודה שלמה:
תפצל את עמודת שם מלא לשתי עמודות חדשות, שם פרטי ושם משפחה, עם נוסחאות, ותשאיר את העמודה המקורית כמו שהיא
שלב 4תאריכים שהם בעצם טקסט
תבדוק אם בעמודת תאריך יש ערכים שנשמרו כטקסט, ותוסיף עמודה חדשה שממירה אותם לתאריך אמיתי בפורמט יום, חודש, שנה
שלב 5ערכים אחידים
תאחד את הכתיבים השונים בעמודת עיר לשם אחד לכל עיר, למשל תל אביב ותל-אביב-יפו, ותראה לי רשימה של כל מה ששינית
שלב 6תאים ריקים
תסמן בצהוב את כל התאים הריקים בעמודות סכום ותאריך, ותגיד לי כמה תאים חסרים בכל עמודה
שלב 7למנוע את הבלגן הבא
קופיילוט יודע להוסיף גם אימות נתונים (data validation). ככה העמודה נשארת נקייה גם אחרי שמישהו אחר ממלא אותה.
תוסיף אימות נתונים לעמודת סטטוס, כך שיהיה אפשר לבחור רק פתוח, בטיפול או סגור
רוצים לראות מה הוא מתכנן לפני שהוא עובד? תעברו למצב plan. קופיילוט מציג תוכנית לפני שהוא נוגע בחוברת, ואתם מתקנים לפני שהוא מתחיל.
איך לוודא שהניקוי לא מחק לכם נתונים
מיקרוסופט כותבת שקופיילוט יכול לטעות ולפרש לא נכון, וממליצה לעבור, לערוך ולאמת כל מה שהוא יוצר. בניקוי נתונים, טעות אחת יכולה למחוק שורות אמיתיות.
01ספירת שורות, לפני ואחרי
תרשמו כמה שורות היו לפני הניקוי. אחרי, ההפרש צריך להיות בדיוק מספר הכפילויות שקופיילוט אמר שמצא.
02עמודה חדשה, לא דריסה
שמתם לב שבפרומפטים למעלה ביקשתי עמודה חדשה? ככה המקור נשאר לידכם להשוואה, ואתם מוחקים אותו רק כשאתם בטוחים.
03ביטול והיסטוריה
משהו השתבש? Ctrl+Z או גרסאות קודמות. ומאוגוסט 2026 קופיילוט יודע גם לסכם שינויים אחרונים בחוברת, להגיד מי ערך מה (אדם או AI), ולעזור לבטל עריכות ספציפיות.
04קובץ משותף
שינויים של קופיילוט שנשמרים גלויים לכל מי שיש לו גישה לקובץ, כולל מי שעובד עליו איתכם באותו רגע. בקובץ משותף, תנקו עותק.
מה צריך כדי שזה יעבוד, ולאן ממשיכים עם הנתונים הנקיים
קופיילוט באקסל דורש אחד מאלה: מנוי Microsoft 365 Personal או Family עם תוכנית AI credits, מנוי Microsoft 365 Premium, מנוי מסחרי של Microsoft 365 Copilot (שנקרא עכשיו Microsoft Copilot), או מנוי עסקי של Microsoft 365 שזכאי ל-Copilot Chat. בארגונים גדולים, מי שאין לו רישיון בתשלום איבד את קופיילוט בתוך אקסל ב-15 באפריל 2026.
הנתונים נקיים? עכשיו הם מוכנים לעבודה. תמשיכו לניתוח נתונים באקסל עם קופיילוט, לטבלת ציר עם קופיילוט או לנוסחאות באקסל עם קופיילוט. חוזרים על אותן הנחיות בכל שיחה? יש לי עמוד הוראות מוכן לקופיילוט באקסל. כל השאר נמצא במדריך המלא לקופיילוט באקסל. ואם יש לכם קבצים ישנים עם =COPILOT, כאן מה קרה לפונקציית COPILOT.
שאלות נפוצות על ניקוי נתונים באקסל עם קופיילוט
איך מנקים נתונים באקסל עם קופיילוט?
יש שתי דרכים. הכפתור Clean Data בלשונית Data מוצא טקסט לא עקבי, פורמטים לא עקביים של מספרים ורווחים מיותרים. לכל השאר, כמו כפילויות ופיצול עמודות, תבקשו במילים בחלונית של קופיילוט, ותעבדו על עותק של הקובץ.
איך מוחקים כפילויות באקסל עם קופיילוט?
תבקשו בחלונית למצוא שורות כפולות לפי עמודה מזהה, למשל מספר לקוח, לסמן אותן ולהגיד כמה נמצאו. רק אחרי שבדקתם, תבקשו למחוק. Clean Data לא מטפל בכפילויות.
איפה הכפתור Clean Data באקסל?
בלשונית Data, בפריט Clean Data. הוא זמין באקסל לרשת ול-Windows ללקוחות קופיילוט, ומיקרוסופט מפיצה אותו בהדרגה, אז ייתכן שעוד לא תראו אותו.
הנתונים חייבים להיות בטבלת אקסל?
לחלונית של קופיילוט לא. לגבי Clean Data, מיקרוסופט כותבת שהוא עובד הכי טוב עם נתונים שמעוצבים כטבלת אקסל, עד 100 עמודות ו-50,000 שורות.
איך מפצלים עמודה באקסל עם קופיילוט?
תבקשו בחלונית לפצל את העמודה לעמודות חדשות עם נוסחאות, למשל שם מלא לשם פרטי ושם משפחה, ולהשאיר את העמודה המקורית כמו שהיא. ככה אתם יכולים להשוות לפני שאתם מוחקים משהו.
ניקוי נתונים עם קופיילוט עובד בעברית?
כן, עברית נתמכת. מיקרוסופט מציינת ש-Clean Data עובד בינתיים הכי טוב באנגלית, ושקופיילוט אומן בעיקר על מקורות באנגלית. אחרי ניקוי של ערכים בעברית, תעברו על התוצאה בעין.
רוצים שהצוות שלכם יפסיק לנקות קבצים ביד?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים, עד 20 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון. בעיני המשוחדות, קופיילוט באקסל זה כסף על הרצפה.