18.9.2026 | מאת אייל מרקוס
מיקרוסופט הודיעה ב-15 בספטמבר (MC1472601) על תוספת למדיניות השמירה ב-Purview: אפשר עכשיו להגדיר שקבצים לא פעילים ב-SharePoint וב-OneDrive יעברו אוטומטית לארכיון, במקום שמישהו יעביר אותם ידנית קובץ בקובץ. ההודעה עצמה נשמעת כמו סעיף בתקציב אחסון. הפרט שמעניין אותי הוא לא זה.
הפרט הוא משפט אחד, כתוב במפורש בהודעה: קבצים שעברו לארכיון לא נכללים באינדקס (index, כלומר מפתח החיפוש הפנימי) של קופיילוט. לא נמחקים, לא נעלמים, עדיין ניתנים לחיפוש ב-eDiscovery (הכלי לחיפוש תוכן לצורכי חקירה או תביעה), אבל קופיילוט לא רואה אותם יותר כשהוא עונה על שאלה.
ולמה בכלל אתם מעבירים קובץ לארכיון? כדי לחסוך. אחסון בארכיון עולה 0.05 דולר לגיגה בחודש, לעומת 0.20 דולר לאחסון רגיל. הנחה של 75 אחוז. וזה בדיוק המתח כאן: מי שחותם על ההחלטה הזאת הוא לרוב IT או ה-CFO, לא מי שבנה את חוויית הקופיילוט בארגון. שני אנשים שונים מקבלים שתי החלטות נפרדות שמשפיעות אחת על השנייה, בלי שאף אחד מהם יודע את זה.
שווה גם לדעת: הגלגול המקורי היה לתחילת ספטמבר, וכבר נדחה לתחילת אוקטובר עד תחילת נובמבר. אם אתם מתכננים סביב תאריך, תבדקו את ההודעה המקורית ולא את מה שזכרתם משבוע שעבר.
ואם קובץ בכל זאת נדרש, אפשר להחזיר אותו. שבעה ימים ראשונים זו "שחזור מיידי" (instant restore), חינם. אחרי זה, שחזור רגיל שלוקח עד 24 שעות, גם הוא בחינם. אבל קובץ שחזרתם לא ניתן לארכוב מחדש לארבעה חודשים.
ומה בפועל עושים עם זה?
לפני שמפעילים ארכוב אוטומטי, תבדקו מה בדיוק נחשב "לא פעיל" במדיניות שאתם מגדירים, ותשתפו את מי שאחראי על הצלחת קופיילוט בארגון, לא רק את IT. אם דוח או פרוטוקול ישן מסוים עדיין נחוץ לקופיילוט כהקשר, הוא לא צריך להיות במסלול הארכוב, גם אם הוא "לא פעיל" בהגדרה הטכנית.
ואם קופיילוט כבר בארגון שלכם ומישהו מתלונן שהוא "מפסיק לדעת דברים שהוא ידע", זו בדיוק השאלה לשאול: מה השתנה באחסון בזמן האחרון.
למי זה רלוונטי אצלכם
ל-IT ולמנהלי תקציב אחסון, כי הם אלה שילחצו על הכפתור. למי שאחראי על אימוץ קופיילוט בארגון, כי ההחלטה הזאת נוגעת בו בלי שהוא בהכרח יהיה בחדר. ולמי שכבר קיבל תלונה על "קופיילוט שכח משהו", כי יש עכשיו הסבר אפשרי שלא היה קיים לפני החודש הזה.
מה שתפס אותי כאן זה שההחלטה הזאת נשמעת טכנית לחלוטין, ובעצם היא החלטה על מה קופיילוט מורשה לזכור. חיסכון באחסון הוא תמיד תמריץ אמיתי. השאלה היא רק אם מישהו במשרד עומד לשים לב שהוא גם קונה שכחה, ומחליט את זה במודע, לא בטעות.
מקורות: הודעת ה-Message Center MC1472601 והמדריך הרשמי של מיקרוסופט לניהול Microsoft 365 Archive.
רוצים את החדשות האלה פעם בשבוע במייל, עם ההקשר המלא? הניוזלטר השבועי Don't Panic.
