השוואת שתי רשימות באקסל עם קופיילוט (התאמת בנק כדוגמה):
איך לוודא שלא פספסתם שורה, בארבעה שלבים
בקצרה: רוצים שקופיילוט ישווה שני קבצים באקסל? מיקרוסופט לא מתעדת יכולת כזאת.
מה שהיא כן מתעדת: ייבוא נתונים מקובץ אחר, ובקשה לחפש ערכים מגיליון אחר (כמו XLOOKUP). מזה בנויה השיטה: עמודת חיפוש, עמודת דגל, בדיקת סכומים ושלוש שורות ביד.
השיטה הזו שלי, ומיקרוסופט לא מתעדת אותה. היא בנויה כך שאם שורה נפלה בדרך, הספירה בסוף אמורה לגלות את זה.
קופיילוט יכול להשוות שני קבצים באקסל? מה מיקרוסופט מתעדת (ומה לא)
אנשים במחלקת כספים גילו שאקסל עם קופיילוט יודע לעזור בהתאמות בנק (bank reconciliation), משימה שגוזלת שעות, לפעמים ימים, בסוף חודש.
אז מה מיקרוסופט עצמה מתעדת? ארבעה דברים קרובים להשוואה, ואין ביניהם כפתור שמשווה שני קבצים.
1ייבוא נתונים מקובץ אחר
מיקרוסופט כותבת שקופיילוט יכול להביא נתונים מקבצי אקסל אחרים ששמורים ב-OneDrive, ב-SharePoint או במחשב שלכם. הדוגמה שלה לבקשה: Get device names for Q3 purchases from my file named <file-name.xlsx>.
הדף מיועד ל-Excel ל-Windows ול-Mac, ועל דפדפן וטלפון הוא שותק.
כמה קבצים אפשר בבקשה אחת ואיזה רישיון צריך לזה, לא כתוב. ודף אחר שלה אומר שקובץ מקומי עלול להגביל את קופיילוט, אז קובץ ב-OneDrive או ב-SharePoint הוא המקרה הבטוח.
2חיפוש ערכים מגיליון אחר
כשאתם מבקשים לחפש ערך מגיליון אחר, קופיילוט (לפי מיקרוסופט) ממליץ על נוסחה כמו XLOOKUP, ואת התוצאות הוא שם בעמודה חדשה.
הדוגמה שלה היא כמות במלאי לכל פריט מגיליון Inventory (פירטתי אותה בנוסחאות באקסל עם קופיילוט).
זה הבסיס של השיטה.
3דוגמה מ-2024 (המסך של היום נראה אחרת)
בפוסט של מיקרוסופט מנובמבר 2024 יש שתי טבלאות עובדים, אזור A ואזור B, והשאלה איך למצוא את מי שלא עובד בשני האזורים.
זה היה צ'אט שענה על שאלות איך עושים, מלפני שהיה מצב edit. תקראו את זה כרקע.
4skill בשם reconciliation ותוסף Finance Agent, ושניהם לא לכולם
מיקרוסופט מתארת skill (חבילת הוראות למשימה חוזרת) בשם reconciliation שמשווה יתרות ותנועות בין הספרים, דפי בנק ומקורות אחרים. לפי הדף שלה, ה-skills של החשבונאות נפרסים בתוכנית Frontier (גישה מוקדמת), כלומר לא לכולם.
ויש גם התוסף Finance Agent, שמתאים בין שתי קבוצות נתונים שמוגדרות כטבלאות, בגיליון אחד או בשניים. הוא זמין רק באנגלית אמריקאית, ודף ההסבר עליו מסומן prerelease (עוד עליו בדף על תוסף קופיילוט לאקסל).
בשורה התחתונה: יש ייבוא, יש חיפוש ויש שתי דרכים מיוחדות להתאמה, ואין כפתור השוואה.
אז במקום להסתמך על פרומפט אחד שיעשה הכל, תבנו את ההתאמה מחלקים שאתם יכולים לספור.
לפני שמתחילים: מפתח משותף, עותק לעבודה, וקודם Chat only
תמצאו מפתח משותף
עמודה שקיימת בשתי הרשימות ושהערך שלה מזהה שורה אחת: מספר חשבונית, מספר הזמנה, מספר עובד, אסמכתה בבנק. אין אחת כזו? שילוב של תאריך וסכום יעבוד עד שיגיעו שני תשלומים זהים באותו יום (על כפילויות יש בדיקה בסעיף 04).
תעבדו על עותק
במצב edit קופיילוט כותב בתוך הקובץ, ומיקרוסופט כותבת שכל מי שיש לו גישה לקובץ רואה את השינויים אחרי השמירה.
תשמרו עותק של שתי הרשימות לפני שאתם מתחילים (ואל תדלגו על זה). על חזרה אחורה יש דף נפרד על בדיקת התוצאות של קופיילוט באקסל.
תתחילו ב-Chat only, אם אתם רק רוצים להבין
במצב Chat only קופיילוט מנתח את הנתונים בלי לשנות את הקובץ.
מיקרוסופט לא כותבת במפורש שהוא קורא כמה גיליונות באותה שיחה, אז אם הוא לא רואה את הגיליון השני, תעברו ל-edit על העותק.
אני רוצה להתאים בין הגיליון Books לגיליון Bank. איזו עמודה בשניהם יכולה לשמש מפתח משותף, ואילו ערכים בה מופיעים יותר מפעם אחת? אל תשנה כלום
אם הרשימה השנייה בקובץ אחר
תבקשו מקופיילוט להביא אותה, בניסוח שדומה לדוגמה של מיקרוסופט:
תביא לי את הטבלה מהקובץ בשם bank-october.xlsx לגיליון חדש בשם Bank
אם כמה קבצים מתאימים לשם, קופיילוט מציג אותם ואתם בוחרים. אחרי הייבוא תספרו את השורות ותשוו למקור.
השוואת שתי רשימות באקסל בארבעה שלבים (השיטה שלי, מיקרוסופט לא מתעדת אותה)
השיטה בנויה ממה שמיקרוסופט כן מתעדת: עמודות נוסחה, תנאים וצביעה. החיבור ביניהם הוא שלי, ומיקרוסופט לא מתעדת אותו.
בכל שלב יש בקשה לקופיילוט, ויש בדיקה שלכם.
שמות הגיליונות והעמודות בדוגמאות הם Books ו-Bank, ואתם תתאימו אותם לקבצים שלכם.
1עמודת חיפוש בכל אחת מהרשימות
בקשה לכל כיוון, כי חיפוש בכיוון אחד מפספס בדיוק את מה שחסר לו. עמודה ב-Books שמחפשת ב-Bank תגלה מה חסר בבנק. אבל שורה שקיימת רק בבנק? היא לא תופיע שם בכלל.
תוסיף בגיליון Books עמודה בשם סכום בבנק, שמחפשת את מספר האסמכתה של כל שורה בגיליון Bank ומחזירה את הסכום משם. אם אין התאמה, תכתוב חסר
הנוסחה אמורה להיראות בערך כך (תלחצו על התא ותראו מה נכתב באמת):
ועכשיו הכיוון ההפוך:
תוסיף בגיליון Bank עמודה בשם סכום בספרים, שמחפשת את מספר האסמכתה של כל שורה בגיליון Books ומחזירה את הסכום משם. אם אין התאמה, תכתוב חסר
2עמודת דגל, ואדום לכל מה שלא תואם
עמודת סטטוס בכל גיליון, ואז צביעה. צביעה מותנית (conditional formatting) מופיעה אצל מיקרוסופט ברשימת מה שקופיילוט עושה.
תוסיף בכל גיליון עמודה בשם סטטוס: אם שני הסכומים שווים תכתוב תואם, אם הם שונים תכתוב הפרש, ואם כתוב חסר תכתוב חסר
תצבע באדום כל שורה שהסטטוס שלה הפרש או חסר
דגל כזה מחליף תחושה שהכל מסתדר בעמודה שאפשר לסנן ולספור.
3בדיקת סכומים וספירה, שאתם כותבים בעצמכם
בגיליון נפרד תכתבו בעצמכם, בלי קופיילוט, ספירה וסכום של כל רשימה (COUNTA ו-SUM). אחר כך תבקשו מקופיילוט טבלת סיכום ותשוו ביניהם.
תוסיף בצד טבלה קטנה לכל גיליון: כמה שורות יש בו, כמה מהן תואם, כמה הפרש וכמה חסר, והסכום של כל קבוצה
הכלל: תואם, הפרש וחסר ביחד חייבים להיות שווים למספר השורות שספרתם.
והסכומים של שלוש הקבוצות חייבים להיות שווים לסכום שחישבתם לגיליון כולו. יש פער? משהו נפל בדרך.
טבלת ציר לפי הסטטוס נותנת את אותה ספירה בלחיצה (טבלת ציר עם קופיילוט).
4שלוש שורות ביד
תבחרו שלוש שורות: אחת שסומנה תואם, אחת שסומנה חסר ואחת שסומנה הפרש. מהאמצע של הרשימה ולא מהראש. תפתחו את שני המקורות ותבדקו בעין (כן, בעין, כמו פעם) שהסימון נכון.
מיקרוסופט מזהירה שקופיילוט עלול לטעות, מבקשת לא להסתמך עליו בהחלטות בנושאים רגישים כמו כספים, ושצריך לאמת כל תוצר שהוא יוצר.
שלוש שורות הן המינימום בעיני. אחת מהן שגויה? תחזרו לשלב 1.
איפה ההתאמה נשברת: 3 מקומות לבדוק לפני שחותמים
1אם הנתונים מלוכלכים לפני ההתאמה
רווחים מיותרים ומספרים שנשמרו כטקסט יכולים להפיל התאמות. מיקרוסופט מתארת skill בשם clean-data שבודק בין השאר רווחים, פורמטים לא עקביים של מספרים ותאריכים, ערכים כפולים וערכים שנשמרו בסוג נתונים שגוי, ומציעה תיקונים שאתם מאשרים.
היא בפריסה מאוקטובר 2026 וייתכן שעוד לא הגיעה אליכם. אם היא שם, תכתבו @clean-data בפרומפט ותריצו אותה על שתי הרשימות.
2אם אותה אסמכתה מופיעה פעמיים
ערך שמופיע פעמיים עלול להיות מותאם לשורה אחת בלבד, ואתם תפספסו את השנייה. תבקשו מקופיילוט למצוא כפילויות לפני ההתאמה, ותבדקו אותן ביד.
תמצא בעמודת האסמכתה ערכים שמופיעים יותר מפעם אחת, ותציג אותם בטבלה עם מספרי השורות. אל תשנה כלום
3אם עמודה שלמה מלאה ב-#N/A
בדפי התמיכה הנוכחיים של מיקרוסופט אין תיקון של ערכי שגיאה עם קופיילוט, אז אל תחכו שהוא יתקן.
דוגמה לשגיאה כזו בנוסחת חיפוש מופיעה בבלוג שלה מ-2024, וזה לא תיעוד של יכולת. מה שמתועד הוא הסבר של נוסחה, אז תבקשו הסבר ותתקנו בעצמכם.
תסביר לי את הנוסחה בתא D3 ולמה היא מחזירה #N/A
בסוף אתם אלה שחתומים על ההתאמה.
ההתאמה היא רק חלק מסגירת החודש. על שאר ההכנה יש קופיילוט בסגירת חודש.
שאלות נפוצות על השוואת רשימות והתאמת בנק עם קופיילוט
איך משווים שתי רשימות באקסל עם קופיילוט?
תבקשו עמודת חיפוש בכל אחת מהרשימות, אחר כך עמודת סטטוס שמסמנת תואם, הפרש או חסר, ובסוף תבדקו ספירה וסכום שכתבתם בעצמכם ושלוש שורות ביד. מיקרוסופט לא מתעדת כפתור השוואה בין רשימות, אז זו שיטה ולא יכולת מתועדת.
קופיילוט יכול לעשות התאמת בנק באקסל?
מיקרוסופט לא מתעדת התאמת בנק בחלונית הרגילה של קופיילוט באקסל. היא מתארת skill בשם reconciliation בתוכנית Frontier ואת התוסף Finance Agent. בחלונית הרגילה תבנו עמודות חיפוש וסטטוס, עם בדיקת סכומים שלכם.
איך משווים בין שני גיליונות באקסל?
תבקשו מקופיילוט עמודה שמחפשת ערך מהגיליון השני. לפי מיקרוסופט הוא ממליץ על נוסחה כמו XLOOKUP, ואת התוצאות הוא שם בעמודה חדשה. תעשו את ההשוואה בשני הכיוונים, כדי לתפוס גם שורות שקיימות רק בגיליון השני.
אפשר להשוות שני קבצי אקסל נפרדים עם קופיילוט?
מיקרוסופט מתעדת ייבוא נתונים מקובץ אחר ב-Excel ל-Windows ול-Mac. מספר הקבצים בבקשה והרישיון לא מתועדים. אחרי הייבוא תספרו את השורות ותשוו למקור, ואז תבנו את ההשוואה בתוך קובץ אחד.
איך מוצאים שורות שיש ברשימה אחת ואין בשנייה?
תבקשו עמודת חיפוש בכל כיוון. העמודה בגיליון הראשון מגלה מה חסר בשני, והעמודה בגיליון השני מגלה מה חסר בראשון.
האם אפשר לסמוך על קופיילוט בהתאמות כספיות?
לא בלי בדיקה. מיקרוסופט מזהירה שקופיילוט עלול לטעות, ומבקשת לא להסתמך עליו בהחלטות בנושאים רגישים כמו כספים. ספירה, סכומים ושלוש שורות ביד הם המינימום.
רוצים שצוות הכספים יבנה ככה את ההתאמות שלו?
אני מעביר סדנאות קופיילוט מעשיות לצוותים של 20 עד 25 משתתפים, בין שעה וחצי ל-4 שעות, פיזי או מקוון.